Cách in hàng loạt trong mail merge

Đối với dân văn phòng chắc hẳn chức năng Mail Merge hay còn gọi là soạn thư hàng loạt trong Microsoft Word hầu hết đều phải sử dụng qua chức năng này. Tuy nhiên ngoài chức năng gửi mail hàng loạt thì còn có chức năng in hàng loạt trong mail merge giúp các bạn in hàng loạt tài liệu như giấy mời, thông báo, thư giới thiệu,…Tuy nhiên nhiều bạn chưa tìm hiểu rõ tính hữu ích năng của công cụ này hôm nay mình sẽ hướng dẫn các bạn sử dụng tính năn Mail Merge trong Word.

Bạn đang xem: Cách in hàng loạt trong mail merge

Cách in hàng loạt trong mail merge

Trước khi bắt đầu in hàng loạt tài liệu trong Word các bạn cần thực hiện các bước sau:

Bước 1: Chuẩn bị tài liệu

File Word: Đây là file chứa nội dung cụ thể dùng để in hàng loạt.

File Data (Excel hoặc Word): Đây là file nguồn chứa thông tin cần lấy ra để in.

Trước khi bắt đầu thì file Excel sẽ được kết nối với tài liệu trộn thư trong Word. Microsoft Word sẽ lấy thông tin trực tiếp từ Excel. Các bạn tạo trong file Excel thông tin từng cột riêng và nhập vào thông tin.

*

Bước 2: Chọn File Excel nguồn để trộn trong Word

Đầu tiên hãy mở phần mềm Microsoft Word ra > trên cửa sổ Word chọn tab Mailings > tiếp tục sau đó chọn Select Recipients > kích chọn Use existing List…

*

Sau đó các bạn chọn đến File Excel nguồn vừa tạo > chọn File nguồn > Nhấn Open để mở File nguồn Chọn tên Sheet (nếu có) > nhấn Ok để mở.


*

Như vậy chúng ta đã hoàn thành việc nhập dữ liệu từ file Excel vào Word để in hàng loạt.

Xem thêm: Cách Sửa Lỗi Trò Chơi Đang Chạy Lmht Mới Nhất, Liên Minh Huyền Thoại Đã Đang Chạy

Bước 3: Chọn dữ liệu hiển thị

Để thực hiện lấy dữ liệu từ file nguồn Excel ra các bạn đặt con trỏ chuột tại vị trí cần chèn sau đó vào tab Mailings > chọn mục Insert Merge Field, lúc này bạn sẽ thấy các Field tương ứng, chọn Field tương ứng bạn cần chèn.

*

Sau khi các bạn chèn xong thì sẽ hiển thị thông tin >, >, > như vậy là hoàn thành việc chèn dữ liệu.

Các bạn có thể chọn tab Mailings > chọn Preview Results để xem kết quả đúng chưa nhé.

*

Bước 4: In hàng loạt tài liệu

Sau khi đã kiểm tra toàn bộ thông tin chính xác chúng ta tiến hành in hàng loạt tài liệu các bạn nhé. Để in hàng loạt các bạn chọn tab Mailings > chọn Print Documents…

*

Sau khi chọn Print Documents…thì sẽ có cửa sổ Merge to Printer để các bạn tùy chọn số trang cần in.

*

Trên đây là cách in hàng loạt trong mail merge trong Word. Công cụ Mail Merge trong Word là chức năng vô cùng hữu ích tránh nhầm lẫn hoặc thiếu thông tin cho dân văn phòng đặc biệt là các bạn làm kế toàn hoặc văn thư.

Thông qua bài viết này mình hi vọng sẽ giúp các bạn biết thêm được một chức năng mới trong Word để các bạn sử dụng Word chuyên nghiệp hơn nhé.