Cách sử dụng gmail trên máy tính

      278

Gmail là công cụ trao đổi, giao tiếp trong công việc hiệu quả. Khi bạn có một tài khoản Gmail là bạn có tất cả các công cụ của Google như: lưu trữ, tài liệu, chat….Thật thuận tiện đúng không nào?

Như vậy việc sử dụng Gmail như thế nào cho hiệu quả trong bài viết hôm nay chúng ta sẽ cùng tìm hiểu nhé.

Bạn đang xem: Cách sử dụng gmail trên máy tính


1. Cách sử dụng Gmail trên máy tính

Cách soạn email đầu tiên

Bước 1: Nhấp vào biểu tượng Soạn thư sau khi đăng nhập địa chỉ Gmail của bạn.


*

Soạn email


Sau khi nhấp vào soạn email sẽ xuất hiện các mục để các bạn nhập thôn tin như:

To: Địa chỉ email bạn gởi nội dung thư đến.

Subject: Tiêu đề thư bạn gởi.

Dưới phần Subject các bạn nhập nội dung.

Sau khi nhập nội dung các bạn có thể nhấp nút gởi để gởi email đi.

Định dạng văn bản trong email

Sau khi soạn nội dung cho email các bạn có thể định dạng để văn bản đẹp hơn chuyên nghiệp.

Nếu chúng không hiển thị, nhấp chọn biểu tượng Formatting options (nó giống như chữ A in hoa gạch dưới) cạnh nút Send.


*

Soạn email 2


Ý nghĩa các định dạng từ trái sang phải là:

FontKích thước ĐậmNghiêngGạch dướiMàu font chữCanh chỉnh font chữDanh sách sốDanh sách bulleted Thụt lề ítThụt lề nhiềuTrích dẫnGỡ bỏ định dạng

Cũng giống như Work để định dạng cho văn bản các bạn tô đen văn bản và nhấp vào biểu tượng mà bạn muốn định dạng văn bản.Nhấp vào Gửi ở cuối trang.

Cách đính kèm một tập tin từ máy tính của bạn

Gmail cho phép các bạn gởi các nội dung khác ngoài text như: Work, Excel, PDF, hình ảnh, âm thanh, Video…


*

Đính kèm file


Sau khi bạn nhấp vào biểu tượng hình kẹp giấy một cửa sổ xuất hiện. Cho phép bạn chọn tập tin mà bạn muốn đính kèm vào email.

Chú ý: Tập tin định kèm của bạn không vượt quá 25M. Ngoài ra các bạn không thể đính kèm tập tin với phần mở rộng .exe vì có thể tập tin này chưa Virut gây hại cho máy tính của bạn.

Để gởi file dung lượng lớn các bạn có thể tải tập tin lên Drive rồi gởi đường liên kết trong email của bạn cho người nhận.

Cách chèn một liên kết vào Gmail của bạn

Các bạn có thể chèn một liên kết hoặc một URL vào email của bạn. Đặt con trỏ chuột vào vị trí mà bạn muốn chèn liên kết và nhấp chọn Insert link (nó giống như một dây xích) trong trình đơn Formatting Options. Hộp Edit link xuất hiện:


*

Chèn liên kết


Để chọn một địa chỉ web, nhấp chọn vòng tròn cạnh Web address và gõ URL.Để chọn một địa chỉ email, nhấp chọn vòng tròn cạnh Email address và gõ địa chỉ email.

Nếu bạn muốn, bạn có thể kiểm tra địa chỉ URL bằng cách nhấp chọn Test this link.

Nhấp vào Ok nếu chèn xong địa chỉ.

Làm cho nội dung của các bạn thêm sinh động các bạn có thể chèn những biểu tượng vui nhộn. Nhấp chọn biểu tượng Insert emoji (nó giống như hình mặt cười) từ trình đơn Formatting options. Hộp tùy chọn Emoji hiển thị.


*

Chèn biểu tượng


Cách kết hợp hình ảnh vào thư

Các bạn có thể gởi hình ảnh vào trong nội dung thư của mình. Để hiển thị hộp Upload Photos, nhấp chọn biểu tượng Insert Photo (nó giống như một camera) trên trình đơn Formatting options.


*

Chèn hình ảnh


Sẽ có 3 tùy chọn cho các bạn:

Tải lên các hình ảnh bằng cách kéo và thả từ máy tính của bạn đây là cách thông dụn nhất chọn những hình ảnh mà mình lưu trê máy tính và gởi cho bạn bè.Chọn hình ảnh thông qua Windows explorerSử dụng một URL của ảnh (địa chỉ trang web)

Sau khi chọn hình ảnh. Nhấp vào nút Insert ở góc dưới bên trái của hộp Upload Photos.

Cách kiểm tra chính tả trong Gmail

Để kiểm tra chính tả nội dung thư mà bạn đã chọn. Nhấp vào mũi tên góc bên phải của hộp New Message. Trình đơn phụ More options hiển thị. Chọn Check spelling:


*

Kiểm tra lỗi chính tả


Sau khi kiểm tra những lỗi chính tả sẻ tô màu vàng các bạn có thể sửa lại.

giasu.com sẽ chuyên nghiệp hơn.

Cách chuyển tiếp thư trong Gmail

Khi bạn nhận một bức thư từ thầy cô và bạn muốn sử dụng chính email đó để gởi đến bạn bè.

Mở thư bạn muốn chuyển tiếp. Nhấp vào mũi tên ở góc bên phải của thư.


*

Chuyển tiếp thư


Một menu sẽ thả xuống.Nhấp chọn Forward. Gõ địa chỉ thư của người bạn muốn chuyển tiếp tin nhắn đến trong trường To. Gõ thêm bất kỳ thông tin mà bạn muốn bao gồm nội dung thư.

Lưu ý rằng Gmail thêm một tiêu đề tin nhắn ban đầu bao gồm địa chỉ email của người gửi đầu tiên cũng như ngày và thời gian gửi.

Cách phản hồi một thư trong Gmail

Khi nhận một thư từ người bạn của mình các bạn có thể trả lời trực tiếp trên thư của mình. Mở thư cần trả lời. Nhấp vào ô trả lời để trả lời thư.


*

Trả lời thư


Nhập bất kỳ thông tin bổ sung mà bạn muốn bao gồm nội dung thư. Nhấp vào nút Send, góc dưới bên trái.

Xem thêm: Tính Năng Của Osmonitor Phần Mềm Quản Lý Máy Tính Trong Mạng Lan

Lưu ý: Xem cẩn thận những người nhận bản gốc của thư. Trừ khi bạn xóa bằng tay những người nhận mà bạn không muốn trả lời, họ sẽ gửi tất cả các phản hồi của bạn.

2. Mẹo sử dụng gmail chuyên nghiệp hơn

Đặt tên email

Địa chỉ email như đại điện cho chính bản thân chúng ta trong môi trường internet. Để chuyên nghiệp và tin tưởng phải đặt một địa chỉ email thất dể nhớ ngắn gọn. Địa chỉ email quyết định người đọc có mở email hay không

Không nên đặt những tên có dạng sau:

couthaugiang
gmail.comhuylangtu
outlook.com…

Một số địa chỉ email thường đặt như: info.linhnguyen
gmail.com, hoặc linhnguyen
peaceworld.com.vn…

Email là dành cho công việc và học tập nên đặt tên cẩn thận.

Tiêu đề email

Tiêu đề nói lên chủ để tóm tắt nội dung của thư. Nhưng có một số người dùng đặt tiêu đề không rõ ràng và đôi khi bỏ trống. Nhìn vào những email loại này thư dễ dàng bị bỏ vào thùng rác.

Tiêu đề phải ngắn gọn sút tích làm nổi bật mối quan tâm của người nhận. Các bạn nên tránh các tiêu đề chung chung như sau:

Chào bạn, có khỏe không?Gửi anh thư nàyHãy đọc để biết thêm điều tôi muốn nói…

Các tiêu đề tập trung vào công việc như:

Kế hoạch phát triển website trong 3 tháng tờiKế hoạch du lịch công ty tháng 1 năm tới.

Hãy chú ý khi nhé!

Chắc chắn đúng địa chỉ người nhận

Dù là email hay bất kỳ công việc gì cũng không nên coppy và paste. Một lần làm việc mình đã gởi mail coppy mà không để ý đến người nhận.

Thật là tai hại. Sẽ như thế nào khi nội dung thư rất quan trọng gởi đến cấp trên cần duyệt ngay tức khắc để triển khai.

Nếu gởi nhầm cho xếp bạn, họ sẽ nghĩ là bạn cẩu thả không nghiêm túc. Điều quan trọng là nội dung không đến đúng người nhận.

Dành 5 phút đọc kiểm tra kỹ email trước khi gởi đi

Sự chuyên nghiệp chỉnh chu thể hiện trong từng chi tiết. Việc kiểm tra và đọc lại email không mất quá nhiều thời gian nhưng sẽ giúp bạn rất nhiều thứ như:

Sửa lỗi chính tảTùy chỉnh những đoạn email dài dòng, khó hiểuKiểm tra file, tên người nhận có đúng không…

Chuẩn font trong tất cả email

Một bức thư có nhiều kiểu chữ khác nhau nội dung thì lòe loẹt nhiều màu chữ và cở chữ khác nhau sẽ làm người đọc rất khó chụi.

Hãy làm mọi thứ thật đơn giản. Với các font như: Arial, Times New Roman, Calibri cùng kích cỡ chữ từ 10 đến 12 và màu đen là cách an toàn và tối ưu nhất.

Điều đơn giản nhất là điều hoàn thiện nhất

Nhập địa chỉ email người nhận cuối cùng

Trước khi soạn một email tốt nhất bạn nên xóa địa chỉ email người nhận. Chủ yếu viết phần nội dung và những tập tin đính kèm hình ảnh. Sau khi hoàn thiện hãy nhập địa chỉ email người nhận.

Bạn sẽ được gì ư?

Chắc chắn một đều là nội dung email luôn đến chính xác người nhận một cách tuyệt đối.

Hãy bắt đầu bằng một lời chào chuyên nghiệp

Một số người dùng sử dụng ngôn ngữ nói như : hi u, tao nek, chào người anh em, hello thím,… những từ ngữ này thích hợp đối với những người thân.

Nhưng email là dành cho công việc và học tập, giao tiếp trao đổi với khách hàng, hãy bắt đầu bằng một lời chào lịch sự như: Kính gởi ông/bà, Xin chào, Xin chân thành cảm ơn, Chúc ông/bà một ngày tốt lành,… luôn được ưu tiên sử dụng.

Và cuối cùng là Trân trọng hoặc cảm ơn ai đó đã đọc thư.

Những tiểu tiết nhỏ nhặt sẽ giúp các bạn có thêm điểm trong mắt mọi người

Hãy cẩn thận với những chữ viết tắt

Viết tắt là một cách tốt để tiết kiệm thời gian và công sức nếu như cả hai người (gửi và nhận) đều hiểu. Các bạn đừng tiếc vài giây mà gây những hiểu lầm không đáng có.

Viết tắc làm cho người đọc khó hiêu hoặc dể gây hiểu nhầm. Đặc biệt đối với những thư quan trọn không nên viết tắc.

Tính năng gởi cho tất cả mọi người – Reply All

Khi bạn gởi mail hàng loạt đến tất cả mọi người. Tính năng này rất hay nếu nội dung gởi đúng tất cả mọi người. Nhưng chỉ cần có 1 hoặc 2 người nội dung không phù hợp.

Không ai muốn đọc mail mà khôn liên quan đến mình.

Bạn biết gì về CC và BCC

Phân biết CC và BCC trong email

Trong email, CC và BCC được hiểu là đồng gửi, gửi tới cho nhiều người. Tuy nhiên, giữa CC và BCC có sự khác biệt.

CC: những người nhận email đều biết được các địa chỉ trong danh sách đồng gửi

BCC: những người nhận không biết được các địa chỉ trong danh sách đồng gửi

Tôi nên chọn cách nào?

Nếu gửi thư điện tử cho nhiều người, nên chọn gửi BCC. Những người nhận trong cùng danh sách email đồng gửi sẽ không biết được nhau.

Điều đó đảm bảo quyền riêng tư của mỗi người. Đó là cách tốt nhất để không bị lộ email khi chưa có sự đồng ý của người khác.

Sử dụng một trình duyệt an toàn

Lời khuyên của chúng tôi? Sử dụng một dịch vụ như (Gmail , Zoho Mail, Outlook…) và mở trong một trình duyệt an toàn, hiện đại (Chrome , Firefox , Safari…)

Đây là những nhà cung cấp dịch vụ email điện toán đám mây hàng đầu trên thế giới và những trình duyệt được hàng ngàn kỹ thuật viên kiểm duyệt. Nên độ an toàn và bảo mật hầu như tuyệt đối.

Đối với doanh nghiệp thì dữ liệu vô cùng quan trọng có thể sống còn với công ty.

Sử dụng các dịch vụ mail uy tín đảm bảo rằng nội dung của các thư đã được quét bằng hệ thống an ninh của nhà cung cấp, trong khi sử dụng một trình duyệt an toàn đảm bảo rằng nội dung nguy hiểm không thể được tải về máy tính của bạn.

Chúc các bạn thành công!


Trả lời Hủy

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *

Bình luận

Tên *

Email *

Trang web

Lưu tên của tôi, email, và trang web trong trình duyệt này cho lần bình luận kế tiếp của tôi.