Thời gian lưu trữ chứng từ kế toán

      219
*

Đăng ký học HỌC KẾ TOÁN THỰC TẾ KẾ TOÁN THUẾ NGHIỆP VỤ KẾ TOÁN CHẾ ĐỘ KẾ TOÁN MẪU BIỂU - CHỨNG TỪ NGHỀ NGHIỆP - VIỆC LÀM VAN BẢN PHÁP LUẬT MỚI




Quy định thời gian lưu trữ hội chứng từ kế toán, Sổ sách kế toán, báo cáo tài chính, Hóa đối kháng giá trị gia tăng, các loại tài liệu khác liên quan đến kế toán tài chính (Hợp đồng khiếp tế, hợp đồng vay, Tờ khai thuế, quyết toán thuế ....) mới nhất hiện nay.

Bạn đang xem: Thời gian lưu trữ chứng từ kế toán

I. Các Loại tư liệu kế toán đề xuất lưu trữ:

4. Tài liệu không giống có liên quan đến kế toán bao hàm các các loại hợp đồng; báo cáo kế toán quản trị; hồ nước sơ, report quyết toán dự án hoàn thành, dự án quan trọng quốc gia; report kết quả kiểm kê và nhận xét tài sản; các tài liệu liên quan đến kiểm tra, thanh tra, giám sát, kiểm toán; biên bạn dạng tiêu hủy tài liệu kế toán; quyết định bổ sung cập nhật vốn từ lợi nhuận, phân phối các quỹ từ lợi nhuận; các tài liệu liên quan đến giải thể, phá sản, chia, tách, hợp duy nhất sáp nhập, xong xuôi hoạt động, gửi đổi vẻ ngoài sở hữu, đổi khác loại hình doanh nghiệp lớn hoặc chuyển đổi đơn vị; tài liệu tương quan đến chào đón và áp dụng kinh phí, vốn, quỹ; tài liệu tương quan đến nghĩa vụ thuế, phí, lệ mức giá và nghĩa vụ khác so với Nhà nước và những tài liệu khác.

II. Thời hạn lưu trữ chứng trường đoản cú kế toán

A. Tài liệu kế toán phải tàng trữ tối thiểu 5 năm:

1. Chứng từ kế toán tài chính không thực hiện trực tiếp nhằm ghi sổ kế toán với lập báo cáo tài chủ yếu như phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho không giữ trong tập tài liệu kế toán của thành phần kế toán.

2. Tài liệu kế toán sử dụng cho cai quản lý, Điều hành của đơn vị kế toán không trực tiếp ghi sổ kế toán cùng lập báo cáo tài chính.

3. Trường phù hợp tài liệu kế toán khí cụ tại khoản 1, khoản 2 Điều này mà quy định khác cách thức phải tàng trữ trên 5 năm thì thực hiện lưu trữ theo điều khoản đó.

(Theo điều 12 Nghị định 174/2016/NĐ-CP)

B. Tài liệu kế toán phải lưu trữ tối thiểu 10 năm:

1. Bệnh từ kế toán áp dụng trực tiếp nhằm ghi sổ kế toán cùng lập báo cáo tài chính, những bảng kê, bảng tổng hợp bỏ ra tiết, các sổ kế toán chi tiết, các sổ kế toán tổng hợp, báo cáo tài thiết yếu tháng, quý, năm của đơn vị kế toán, báo cáo quyết toán, báo cáo tự kiểm tra kế toán, biên phiên bản tiêu diệt tài liệu kế toán tàng trữ và tư liệu khác sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính.

2. Tài liệu kế toán tương quan đến thanh lý, nhượng bán gia sản cố định; báo cáo kết trái kiểm kê và đánh giá tài sản.

3. Tài liệu kế toán tài chính của đơn vị chủ đầu tư, bao hàm tài liệu kế toán của các kỳ kế toán năm với tài liệu kế toán về report quyết toán dự án kết thúc thuộc đội B, C.

4. Tài liệu kế toán tương quan đến thành lập, chia, tách, hợp nhất, sáp nhập, đưa đổi hình thức sở hữu, biến hóa loại hình công ty lớn hoặc đổi khác đơn vị, giải thể, phá sản, kết thúc hoạt động, kết thúc dự án.

5. Tài liệu liên quan tại đơn vị chức năng như hồ sơ truy thuế kiểm toán của kiểm toán Nhà nước, hồ sơ thanh tra, kiểm tra, tính toán của cơ sở nhà nước có thẩm quyền hoặc hồ nước sơ của các tổ chức truy thuế kiểm toán độc lập.

6. Những tài liệu không giống không được vẻ ngoài tại Điều 12 với Điều 14 Nghị định này.

7. Trường đúng theo tài liệu kế toán biện pháp tại những khoản 1, 2, 3, 4, 5, 6 Điều này mà điều khoản khác luật pháp phải tàng trữ trên 10 năm thì tiến hành lưu trữ theo nguyên tắc đó.

(Theo điều 13 Nghị định 174/2016/NĐ-CP)

C. Tài liệu kế toán tài chính phải lưu trữ vĩnh viễn:

1. Đối với đơn vị chức năng kế toán trong lĩnh vực kế toán công ty nước, tài liệu kế toán tài chính phải lưu trữ vĩnh viễn gồm report tổng quyết toán chi phí nhà nước năm đã có được Quốc hội phê chuẩn, report quyết toán ngân sách chi tiêu địa phương đã có Hội đồng nhân dân các cấp phê chuẩn; hồ nước sơ, báo cáo quyết toán dự án xong thuộc đội A, dự án quan trọng quốc gia; Tài liệu kế toán khác tất cả tính sử liệu, có chân thành và ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng.

- Việc xác định tài liệu kế toán tài chính khác phải lưu trữ vĩnh viễn bởi người thay mặt đại diện theo điều khoản của đơn vị chức năng kế toán, vị ngành hoặc địa phương quyết định trên cơ sở xác minh tính hóa học sử liệu, ý nghĩa sâu sắc quan trọng về khiếp tế, an ninh, quốc phòng.

2. Đối với vận động kinh doanh, tài liệu kế toán tài chính phải lưu trữ vĩnh viễn gồm các tài liệu kế toán gồm tính sử liệu, có chân thành và ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng.

- Việc khẳng định tài liệu kế toán phải lưu trữ vĩnh viễn do tín đồ đứng đầu hoặc người thay mặt theo lao lý của đơn vị chức năng kế toán quyết định căn cứ vào tính sử liệu và ý nghĩa lâu lâu năm của tài liệu, tin tức để ra quyết định cho từng ngôi trường hợp ví dụ và giao cho phần tử kế toán hoặc bộ phận khác lưu trữ dưới hình thức phiên bản gốc hoặc hình thức khác.

3. Thời hạn lưu trữ vĩnh viễn phải là thời hạn tàng trữ trên 10 năm cho tới khi tài liệu kế toán bị hủy hoại tự nhiên.

(Theo điều 14 Nghị định 174/2016/NĐ-CP)

III. Thời gian tính thời hạn tàng trữ tài liệu kế toán

Thời điểm tính thời hạn lưu trữ tài liệu kế toán tài chính được qui định như sau:

1. Thời gian tính thời hạn lưu trữ so với tài liệu kế toán phương tiện tại Điều 12, khoản 1, 2, 7 Điều 13 và Điều 14 của Nghị định này được xem từ ngày ngừng kỳ kế toán tài chính năm.

2. Thời điểm tính thời hạn lưu trữ so với các tư liệu kế toán dụng cụ tại khoản 3 Điều 13 của Nghị định này được tính từ ngày báo cáo quyết toán dự án hoàn thành được duyệt.

3. Thời khắc tính thời hạn giữ trữ so với tài liệu kế toán liên quan đến thành lập và hoạt động đơn vị tính từ thời điểm ngày thành lập; tư liệu kế toán liên quan đến chia, tách, thích hợp nhất, sáp nhập, gửi đổi vẻ ngoài sở hữu, biến đổi loại hình được tính từ ngày chia, tách, hòa hợp nhất, sáp nhập, gửi đổi hình thức sở hữu, đổi khác loại hình; tài liệu kế toán liên quan đến giải thể, phá sản, xong hoạt động, chấm dứt dự án được xem từ ngày chấm dứt thủ tục giải thể, phá sản, ngừng hoạt động, chấm dứt dự án; tư liệu kế toán liên quan đến hồ sơ kiểm toán, thanh tra, soát sổ của cơ quan bao gồm thẩm quyền tính từ thời điểm ngày có report kiểm toán hoặc tóm lại thanh tra, kiểm tra.

Xem thêm: Thực Phẩm Bảo Vệ Sức Khỏe Tinh Lá Sen Tươi Ob Có Tốt Không, Tinh Lá Sen Tươi Ob

(Theo điều 15 Nghị định 174/2016/NĐ-CP)

IV. Nấc phạt khi mất tư liệu kế toán:

1. Vạc cảnh cáo đối cùng với một trong những hành vi sau:a) Đưa tài liệu kế toán vào lưu trữ chậm tự 12 mon trở lên so với thời hạn quy định;b) Không bố trí tài liệu kế toán chuyển vào tàng trữ theo trình tự thời hạn phát sinh cùng theo kỳ kế toán tài chính năm.2. Phân phát tiền từ bỏ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối cùng với một trong những hành vi sau:a) lưu trữ tài liệu kế toán không vừa đủ theo quy định;b) bảo quản tài liệu kế toán tài chính không an toàn, nhằm hư hỏng, mất non tài liệu vào thời hạn giữ trữ;c) áp dụng tài liệu kế toán trong thời hạn lưu trữ không đúng quy định;d) Không tiến hành việc tổ chức kiểm kê, phân loại, phục hồi tài liệu kế toán tài chính bị mất non hoặc bị bỏ hoại.3. Vạc tiền từ bỏ 10.000.000 đồng mang đến 20.000.000 đồng đối cùng với một trong số hành vi sau:a) Hủy bỏ tài liệu kế toán tài chính khi chưa hết thời hạn lưu trữ theo nguyên lý của dụng cụ kế toán nhưng không đến mức truy tìm cứu trách nhiệm hình sự;b) Không ra đời Hội đồng tiêu hủy, không triển khai đúng phương thức tiêu hủy với không lập biên bạn dạng tiêu diệt theo mức sử dụng khi tiến hành tiêu bỏ tài liệu kế toán.

Chú ý:Hóa đơn GTGT, hóa đơn bán sản phẩm .. Cũng là triệu chứng từ kế toán=> cần mức xử phạt trên cũng áp dụng so với trường hợpMất hóa solo GTGT (hóa đơn bán hàng) liên 1, 3, 4 …9 (Liên lưu nội bộ) -> phân phát từ 5 - 10tr.

=> nếu mất hóa đối chọi GTGT, hóa đơn bán sản phẩm (Liên 2 là liên giao khách hàng) thì mức phạttừ 4 – 8 tr.

V. Nơi tàng trữ tài liệu kế toán

1. Tài liệu kế toán của đơn vị chức năng nào được lưu trữ tại kho của đơn vị chức năng đó. Đơn vị kế toán phải đảm bảo an toàn có vừa đủ thiết bị bảo quản và bảo đảm an ninh trong quá trình lưu trữ theo phép tắc của pháp Luật.

- ngôi trường hợp đơn vị không tổ chức bộ phận hoặc kho lưu trữ tại đơn vị thì hoàn toàn có thể thuê tổ chức, phòng ban lưu trữ thực hiện lưu trữ tài liệu kế toán trên đại lý hợp đồng lưu trữ theo phương tiện của pháp Luật.

2. Tài liệu kế toán của bạn có vốn đầu tư chi tiêu nước ngoài, trụ sở và văn phòng đại diện của chúng ta nước ngoài vận động tại việt nam trong thời gian vận động tại việt nam theo Giấy ghi nhận đầu tư, Giấy ghi nhận đăng ký ra đời doanh nghiệp hoặc Giấy triệu chứng nhận vận động chi nhánh, văn phòng đại diện thay mặt đã được cấp bắt buộc được tàng trữ tại đơn vị kế toán ở việt nam hoặc thuê tổ chức triển khai lưu trữ tại vn thực hiện lưu trữ tài liệu kế toán. Khi hoàn thành hoạt hễ tại việt Nam, người đại diện thay mặt theo pháp luật của đối kháng vị quyết định nơi tàng trữ tài liệu kế toán tài chính trừ ngôi trường hợp lao lý có nguyên tắc khác.

3. Tài liệu kế toán của đơn vị chức năng giải thể, phá sản, hoàn thành hoạt động hoặc các dự án xong xuôi hoạt động bao gồm tài liệu kế toán của những kỳ kế toán tài chính năm vẫn đang còn trong thời hạn lưu trữ và tài liệu kế toán tương quan đến việc giải thể phá sản, chấm dứt, xong xuôi hoạt động được tàng trữ tại nơi vì người đại diện thay mặt theo điều khoản của đơn vị chức năng kế toán quyết định hoặc theo đưa ra quyết định của cơ quan có thẩm quyền quyết định xong xuôi hoạt hễ hoặc kết thúc dự án.

4. Tài liệu kế toán của đơn vị chức năng chuyển đổi bề ngoài sở hữu, biến hóa loại hình công ty hoặc chuyển đổi loại hình đơn vị bao hàm tài liệu kế toán của những kỳ kế toán tài chính năm vẫn đang còn trong thời hạn tàng trữ và tài liệu kế toán liên quan đến chuyển đổi hiệ tượng sở hữu, chuyển đổi loại hình công ty hoặc đổi khác đơn vị được tàng trữ tại đơn vị chức năng kế toán mới hoặc tại nơi vì chưng cơ quan tất cả thẩm quyền đưa ra quyết định chuyển đổi hình thức sở hữu, biến đổi loại hình công ty hoặc thay đổi đơn vị quyết định.

5. Tư liệu kế toán của những kỳ kế toán tài chính năm vẫn đang còn trong thời hạn lưu trữ của những đơn vị được chia, tách: giả dụ tài liệu kế toán phân loại được cho đơn vị chức năng kế toán mới thì tàng trữ tại đơn vị mới; giả dụ tài liệu kế toán không phân chia được thì tàng trữ tại đơn vị chức năng kế toán bị phân chia hoặc bị tách bóc hoặc trên nơi vị cơ quan tất cả thẩm quyền đưa ra quyết định chia, tách bóc đơn vị quyết định. Tài liệu kế toán liên quan đến chia đơn vị kế toán thì tàng trữ tại các đơn vị kế toán mới. Tài liệu kế toán liên quan đến tách đơn vị kế toán tài chính thì được tàng trữ tại nơi đơn vị bị tách, đơn vị kế toán mới.

6. Tư liệu kế toán của những kỳ kế toán năm đang còn trong thời hạn tàng trữ và tài liệu kế toán liên quan đến hòa hợp nhất, sáp nhập những đơn vị kế toán thì lưu trữ tại đơn vị chức năng nhận sáp nhập hoặc đơn vị kế toán hợp nhất.

7. Tài liệu kế toán tài chính về an ninh, quốc phòng phải được tàng trữ theo phương tiện của lao lý liên quan.

(Theo điều 11 Nghị định 174/2016/NĐ-CP)

LƯU Ý:

1. Tư liệu kế toán lưu trữ phải là bạn dạng chính theo vẻ ngoài của luật pháp cho từng loại tài liệu kế toán.

2. Tài liệu kế toán nên được đơn vị kế toán bảo quản đầy đủ, bình yên trong quá trình sử dụng. Đơn vị kế toán phải xây dựng quy chế về cai quản lý, sử dụng, bảo vệ tài liệu kế toán trong các số đó quy định rõ trách nhiệm và quyền so với từng phần tử và từng người làm kế toán. Ngôi trường hợp đơn vị chức năng kế toán là doanh nghiệp lớn siêu nhỏ tuổi theo giải pháp của luật pháp về cung cấp doanh nghiệp nhỏ tuổi và vừa thì không cần phải xây dựng quy định về quản lý, sử dụng, bảo vệ tài liệu kế toán nhưng lại vẫn phải gồm trách nhiệm bảo vệ đầy đủ, bình an tài liệu kế toán tài chính theo quy định. Đơn vị kế toán tài chính phải bảo đảm đầy đủ cửa hàng vật chất, phương tiện đi lại quản lý, bảo quản tài liệu kế toán. Tín đồ làm kế toán bao gồm trách nhiệm bảo vệ tài liệu kế toán của mình trong quy trình sử dụng.

3. Người đại diện thay mặt theo quy định của đơn vị chức năng kế toán đưa ra quyết định việc bảo quản, tàng trữ tài liệu kế toán bằng giấy hay trên phương tiện đi lại điện tử. Việc bảo quản, tàng trữ tài liệu kế toán tài chính phải đảm bảo an toàn an toàn, đầy đủ, bảo mật và cung cấp được tin tức khi có yêu ước của ban ngành nhà nước tất cả thẩm quyền.

4. Tài liệu kế toán chuyển vào lưu trữ phải đầy đủ, bao gồm hệ thống, đề xuất phân loại, thu xếp thành từng bộ hồ sơ riêng biệt theo thứ tự thời hạn phát sinh và theo kỳ kế toán tài chính năm.

5. Người đại diện theo quy định của đơn vị chức năng kế toán phải bao gồm trách nhiệm hỗ trợ thông tin, tài liệu kế toán kịp thời, đầy đủ, trung thực, tách biệt cho cơ sở thuế và cơ sở nhà nước có thẩm quyền theo phương tiện của pháp Luật. Những cơ quan tiền được hỗ trợ tài liệu kế toán đề xuất có trọng trách giữ gìn, bảo quản tài liệu kế toán tài chính trong thời gian sử dụng và phải trả lại đầy đủ, đúng hạn tư liệu kế toán sẽ sử dụng.

Tài liệu kế toán tàng trữ trên phương tiện điện tử:

1. Hội chứng từ kế toán cùng sổ kế toán của những đơn vị kế toán trước khi đưa vào tàng trữ phải được in ra giấy để lưu trữ theo vẻ ngoài trừ ngôi trường hợp đơn vị lựa chọn tàng trữ trên phương tiện điện tử. Việc lưu trữ tài liệu kế toán trên phương tiện điện tử phải bảo đảm an toàn, bảo mật thông tin dữ liệu với phải bảo đảm tra cứu vớt được trong thời hạn lưu trữ.

- các đơn vị trong lĩnh vực kế toán nhà nước (trừ đơn vị thu, chi túi tiền nhà nước các cấp) giả dụ lựa chọn tàng trữ tài liệu kế toán tài chính trên phương tiện điện tử thì vẫn yêu cầu in sổ kế toán tài chính tổng hợp ra giấy và ký kết xác nhận, đóng lốt (nếu có) để lưu trữ theo quy định. Việc in ra giấy bệnh từ kế toán, sổ kế toán cụ thể và những tài liệu kế toán khác vày người đại diện thay mặt theo luật pháp của đơn vị quyết định. Những đơn vị thu, chi ngân sách nhà nước các cấp thực hiện theo quy định của cục trưởng bộ Tài chính.

2. Khi gồm yêu cầu của cơ quan bao gồm thẩm quyền để giao hàng cho câu hỏi kiểm tra, thanh tra, đo lường và tính toán và kiểm toán theo quy định, đơn vị kế toán phải có nhiệm vụ in ra giấy các tài liệu kế toán lưu trữ trên phương tiện đi lại điện tử, ký xác thực của người đại diện theo luật pháp hoặc kế toán trưởng (phụ trách kế toán) với đóng vệt (nếu có) để hỗ trợ theo thời hạn yêu mong của cơ quan tất cả thẩm quyền

----------------------------------------------------------------------------------------

Chúc chúng ta thành công!

Kế toán Thiên Ưng liên tiếp khai giảng các: Lớp học thực hành kế toánthực tế cực tốt tại Hà Nội